Pennylane : importer des factures par transfert d'email
| ⚠️IMPORTANT : si vous êtes concernés par le changement d'outil de production comptable, alors vous ne serez plus autorisé à déposer vos pièces comptables dans l'espace documentaire de la plateforme RYDGE Conseil et à utiliser les adresses électroniques MailtoGED du cabinet. Vous devez utiliser les nouvelles adresses à votre disposition sur Pennylane. |
Comment importer des factures par transfert d'email ?
Article Pennylane : Importer des factures par transfert d’e-mail | Centre d'aide Pennylane
Si vous envoyez des factures par e-mail, ou si vous en recevez par ce biais, vous pouvez les ajouter automatiquement à votre espace Pennylane en les transférant vers des adresses e-mail spéciales. Ces adresses sont propres à votre compte Pennylane : elles ne peuvent servir qu’à la collecte de factures.
| 💡 Pour vous éviter de mélanger factures clients et factures fournisseurs, Pennylane crée deux adresses email de transfert : une adresse de transfert pour vos factures fournisseurs et une autre adresse pour vos factures clients. |
Pour accéder à vos deux adresses email de transfert :
- Etape 1 : Connectez-vous à Pennylane à partir de la plateforme RYDGE Conseil
- Etape 2 : Accédez à l’onglet Paramètres entreprise > Transmission factures
- Etape 3 : Rendez-vous sur Adresses e-mail et cliquez sur Activer
- Etape 4 : Récupérez les deux adresses e-mails fournies au format votreentreprise-chiffresetlettresaleatoires vers laquelle transférer vos factures :
- transférez vos factures d’achat à celle qui se termine par
@suppliers.pennylane.com - transférez vos factures de vente à celle qui finit par
@customers.pennylane.com.
- transférez vos factures d’achat à celle qui se termine par
Les factures que vous ferez suivre vers ces deux adresses seront ajoutées à votre espace Pennylane, dans l’onglet Achats ou Ventes correspondant.
| ✍️Ces adresses email vous sont propres et uniques créées par défaut. Vous ne pouvez pas les modifier ni en ajouter de nouvelles par mesure de sécurité. |
Transmettre votre adresse de transfert à vos fournisseurs
Si vos partenaires vous envoient des factures par e-mail, vous pouvez leur demander de mettre votre adresse de transfert en copie des e-mails qu’ils vous font parvenir.
Il suffit à vos fournisseurs d’ajouter votre adresse se terminant par @suppliers.pennylane.com en copie de leurs e-mails pour que leurs factures apparaissent automatiquement dans l’onglet Achats de votre espace Pennylane.
Créer une règle de transfert automatique dans votre boîte de réception
Pour que toutes les factures qui arrivent sur votre boîte de réception soient automatiquement transférées vers votre interface Pennylane, créez une règle automatique de transfert de vos factures vers ces adresses email.
Cela nécessite un petit paramétrage : consultez les procédures pour créer un filtre Gmail ou un filtre Outlook.
| ⚠️ Lorsque vous créez un filtre Gmail pour transférer automatiquement vos factures vers l’une de vos adresses Pennylane, Gmail vous demande de cliquer sur le lien de validation contenu dans le message envoyé à l'adresse de facture Pennylane pour valider la règle de transfert. Vous trouvez ce message de validation envoyé sur l'adresse e-mail Pennylane dans la boîte de réception des factures fournisseurs. Cherchez une facture importée via la source email. |
Si vous rencontrez un problème, n'hésitez pas à contacter votre support
au 09 73 73 30 00, par email : relation-client@rydge.fr ou encore via le centre d'aide disponible en cliquant sur le bouton "?" puis sur l'onglet "SUPPORT".